[SBA x IT동아] 스텝하우 “3일 걸리던 매뉴얼 제작, 30초만에 완성”

[SBA x IT동아 공동기획] 서울특별시와 서울경제진흥원(SBA)은 서울 성수·창동·동작에 창업센터를 마련했습니다. 스타트업을 발굴, 초기 창업부터 성장기까지 단계별 프로그램을 지원해 육성합니다. 2024년 두드러진 활동을 펼친, 성장 가능성이 높은 유망 스타트업을 소개합니다.

모든 제품과 서비스에는 사용 방법이 있다. 각 기업에도 고유의 업무 방법이 있다. 제품에 동봉된 설명서를 참고할 때, 텍스트와 이미지가 함께 있으면 이해가 쉽다. 이처럼 기업에서도 텍스트와 이미지를 조합해 매뉴얼을 만들어 참고할 수 있게 한다. 그런데, 문제는 매뉴얼을 만드는 데도 시간이 든다는 것이다.

스텝하우는 이러한 매뉴얼 제작 시간을 대폭 줄여준다. 사용자는 스텝하우의 화면 자동 캡처 도구 및 편집 도구로 쉽게 매뉴얼을 생성할 수 있다. 수정 및 편집, 공유도 용이하다. 더불어 스텝하우는 사내 모든 업무를 연결, 매뉴얼을 한 곳에 모아 보기 쉽게 제공한다. 스텝하우의 목표는 기업의 모든 사내 지식을 자산화 함으로써 직원 간 업무 소통 효율성을 높이는 것이다. IT동아는 황성욱 스텝하우 대표를 만나 ‘스텝하우’에 대해 이야기를 나눴다.

황성욱 스텝하우 대표 / 출처=IT동아

머릿속에만 존재하는 지식, 문서로 남긴다면

황성욱 스텝하우 대표는 대기업 신입 공채로 회사 생활을 시작해 4년간 부서 이동, 이직 등을 경험했다. 그러나 제조, 금융 등 여러 분야의 기업에 근무하는 동안, 그는 제대로 된 매뉴얼을 거의 보지 못했다. 매번 동료와 사수에게 업무에 대해 물어보며 내용을 파악하기까지 오랜 시간을 소비했다.

황 대표는 ‘왜 기업은 임직원들의 머릿속에만 존재하는 사내 지식을 문서로 자산화하지 않을까’라는 의문점을 가졌다. 고민 끝에 그는 업무의 프로세스가 매뉴얼화 하기에 어렵고 복잡하기 때문이라는 결론에 이르렀다. 전사적 자원 관리(ERP) 시스템, 업무 처리 소프트웨어(SAP), 더존비즈온, 그룹웨어 등 기업에서 사용되는 프로그램은 종류도 많을뿐더러 사용법이 복잡하다. 그래서 매뉴얼을 만들기 위해 일일이 화면을 캡처하고, 도형 및 숫자를 넣는 작업은 번거롭고 시간이 오래 걸린다. 이에 황 대표는 기업이 매뉴얼을 쉽게 제작하도록 돕기 위해 2024년 1월 스텝하우를 출시했다.

스텝하우 서비스 이용 방법 / 출처=IT동아

매뉴얼 제작부터 공유, 수정까지 용이

현재 스텝하우의 서비스는 크게 ‘업무 매뉴얼 자동 생성 솔루션’과 ‘업무 프로세스 구축 솔루션’ 두 가지가 있다. 우선 ‘업무 매뉴얼 자동 생성 솔루션’은 스텝하우 자체 확장 프로그램을 활용해 화면을 자동 캡처, 순차적으로 매뉴얼을 만드는 도구다. 확장 프로그램이 화면의 텍스트, 클릭 등을 인식해 빨간 박스로 구분하고 캡처한다. 이는 크롬, 엣지, 웨일 등 웹 브라우저와 데스크탑, 설치 프로그램에서 실행된다.

캡처가 완료된 매뉴얼은 스텝하우의 워크 스페이스에 저장된다. 사용자는 박스 표시, 넘버링, 텍스트 상자, 블러 처리, 화면 크롭, 사이즈 조절 등 편집 기능을 활용해 매뉴얼을 완성한다. 엑셀이나 워드에 내용을 붙여넣기 하거나, 프로젝트를 링크로 만들어 배포할 수 있다. 카카오톡, 메신저, 네이버 웍스 등 외부 사이트에 바로 공유하거나, 이미지·PDF·PPT·HTML 등 파일 저장도 가능하다. 워크 스페이스 내에서 해당 매뉴얼 프로젝트를 공유 받은 사용자는 내용을 수정할 수 있다.

‘업무 프로세스 구축 솔루션’은 회사의 모든 업무 단계를 연결한 매뉴얼 아카이브(Archive)다. 사용자는 업무를 각 단계별로 나누고, 업무별 담당자를 지정한다. 업무별로 매뉴얼을 확인할 수 있어 전 직원이 한눈에 업무의 순서 및 방법을 파악하기 용이하다. 황 대표는 “기업 내 업무를 정리하고, 전 지식을 매뉴얼로 만들면 누구나 쉽게 인수 인계, 직무 교육, 업무 공유를 할 수 있다.”며, “스텝하우는 슬랙, 노션 등 다른 협업 프로그램과 달리 문서 제작 자체를 효율화 하는 데 차별성을 두고 있다.”고 덧붙였다.

황성욱 스텝하우 대표 / 출처=IT동아

SaaS 또는 온프레미스 방식으로 제공

황 대표는 스텝하우가 커머스(Commerce), 제조·물류, 금융 등 다양한 산업 분야에서 모두 유용하다고 설명했다. 그는 “특히 커머스(Commerce) 기업은 물류, 구매, 마케팅, 재무회계 등 업무에 많은 툴을 필요로 한다. 이때 쿠팡·아마존·네이버 등 각 전자상거래 플랫폼은 입점부터 환불 등 방법이 모두 업체별로 달라 활용법을 익히기 어렵기 때문에 수요가 많은 편”이라고 말했다.

스텝하우는 대기업부터 중소기업·스타트업까지 규모에 상관없이 모든 기업을 타겟으로 삼는다. 스텝하우는 ‘서비스형 소프트웨어(SaaS)’ 또는 ‘온프레미스(on-premises)’ 방식으로 제공한다. SaaS는 누구나 별도의 도움 없이 스텝하우 웹사이트에서 서비스를 월별 구독하는 방식이다. 해당 요금제는 개인·중소기업·스타트업에 적합하다. 황 대표는 “특히 국내 스타트업 중 연 퇴사율이 50%가 넘는 곳은 인수인계 시 스텝하우를 활용하면 용이하다.”고 말했다. 또한 온프레미스는 스텝하우 상품을 고객사 내 직접 구축해주는 방식이다. 이는 보안 때문에 내부망을 활용해야 하는 기업에 적합하다. 황 대표는 “업무가 많고 복잡해 매뉴얼 구축이 필요한 대기업·공공기관·금융사 등에서 온프레미스 도입 문의가 들어온다.”고 말했다.

스텝하우는 SaaS로 구독한 고객사의 데이터베이스를 암호화 하여 보안을 철저히 유지한다. 온프레미스 방식을 채택한 기업에는 서버에 프로그램을 구축해주고, 라이선스를 제공한다. 온프레미스 방식으로 구매한 경우, 일정 비율의 유지보수 비용은 들지만 서비스 사용비는 매달 지불할 필요가 없다. 다만, 향후 최신 버전으로 업데이트를 원하는 경우 별도 비용을 지불해야 한다.

스텝하우는 확장 프로그램을 실행해 화면을 자동 캡처한다 / 출처=IT동아

향후 AI 기능 탑재…사업 고도화 목표

스텝하우는 2024년 1월 법인을 설립, 4월에 서비스를 출시했다. 5개월 만에 6억원 이상의 VC 투자를 유치하며, 스타트업을 중심으로 빠르게 고객을 확보하고 있다. 황 대표는 “지금까지 중소기업·스타트업 등 70곳 이상의 고객사를 확보했다. 여기서 약 5000개 이상의 매뉴얼이 만들어졌다.”고 말했다. 또한 “현재 대기업 1곳과 기술검증(PoC)을 완료했고, 내년 공공기관 1곳에 공급을 확정했다.”고 덧붙였다. 황 대표는 워크플로우 인식 및 매뉴얼 자동 생성 기술 등에 대한 지식 재산권(IP)을 출원한 상태다.

앞으로 황 대표는 기존의 매뉴얼 자동화 솔루션에서 ‘비즈니스 프로세스 관리(BPM)’, ‘AI 기반 업무 자동화(RPA)’ 솔루션으로 서비스를 고도화 및 차별화할 계획이다. 황 대표는 “향후 매뉴얼 제작 시 사용자의 움직임을 모두 텍스트화 하는 생성형 AI 기술을 적용할 계획이다. 예컨대, 현재 프로그램은 코딩된 값에 따라 텍스트를 박스로 인식한다. 여기에 AI를 도입하면 화면 캡처 시 사용자의 모든 행동을 파악, 텍스트로 요약할 수 있게 된다.”고 말했다. 이외에 워크스페이스 내 코멘트, 채팅 기능 등 사용자 편의성을 높이는 업데이트를 지속 제공한다.

스텝하우는 기존 사업을 키울 뿐만 아니라 신규 사업도 확대한다. 그 중 하나는 기업 내 고객센터를 구축, 고객 가이드를 생성해주는 솔루션 사업이다. 또한 황 대표는 지난 10월에는 영어 버전 스텝하우를 출시했다. 그는 싱가포르·호주·유럽·미국 등 영미권 시장 진출에 나서며, 향후 일본·중국 등 아시아권으로 시장을 넓혀갈 계획이다.

IT동아 김예지 기자 (yj@itdonga.com)